Privacyverklaring

Informatie over de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig art. 13 en 14 AVG · Versie van 22 mei 2026

Dit is een vertaling ter informatie. Waar een Duitse versie is gepubliceerd, prevaleert de Duitse tekst voor de uitleg.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het ClearOffert-platform in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is SysTec Analytics Ltd, 71–75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, Verenigd Koninkrijk.

Deze privacyverklaring geldt voor het gebruik van ClearOffert door vastgoedbeheerders en vergelijkbare zakelijke opdrachtgevers alsook voor het bezoek aan de bijbehorende website.

2. Contact voor privacyverzoeken

Bevoegde eenheid: SysTec Analytics Ltd, directie. E-mail voor privacyverzoeken: support@clearoffert.com.

3. Rollen bij de verwerking

SysTec Analytics Ltd als verwerkingsverantwoordelijke: Voor de verwerking van de gegevens van de gebruikers zelf — registratie, contractuitvoering, facturering en support — is SysTec Analytics Ltd verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4, punt 7, AVG.

SysTec Analytics Ltd als verwerker: De kerndienst — de gestructureerde opwerking van door de gebruiker ingevoerde offertegegevens van derden — geschiedt volgens de gedocumenteerde instructies van de gebruiker. Voor die offertegegevens is de gebruiker verwerkingsverantwoordelijke. SysTec Analytics Ltd verwerkt die gegevens uitsluitend als verwerker in de zin van art. 28 AVG. Bijzonderheden blijken uit een verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van de gebruiksovereenkomst.

4. Categorieën van gegevens

• Registratie- en accountgegevens: naam, e-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord in versleutelde vorm, functie in het vastgoedbeheer.
• Contract- en factureringsgegevens: contractgegevens, dienstomvang, factuur- en betalingsgegevens.
• Offertegegevens (verwerking in opdracht): in het platform geplaatste offertes van derden, inclusief bedrijfs- en contactgegevens van aanbieders.
• Audit- en beoordelingsgegevens: uit de offertes gegenereerde gestructureerde opwerkingen.
• Server- en gebruiksgegevens: IP-adres, tijdstip van toegang, opgeroepen functies, technische loggegevens.

5. Doeleinden en rechtsgrondslagen

De verwerking dient tot het verstrekken van het platform, de uitvoering van de gebruiksovereenkomst, facturering, uitvoering van opgedragen audits, systeemveiligheid en nakoming van wettelijke verplichtingen. Rechtsgrondslagen zijn, al naar gelang de situatie, art. 6, lid 1, onder b, AVG (overeenkomst), onder c (wettelijke verplichting), onder f (gerechtvaardigd belang) en onder a (toestemming).

6. Instructiegebonden verwerking

In het kader van de verwerking in opdracht verwerkt SysTec Analytics Ltd offertegegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van de gebruiker. Verwerking voor eigen doeleinden van de vennootschap vindt niet plaats.

7. Hosting en infrastructuur

Het ClearOffert-platform wordt geëxploiteerd op servers binnen de Bondsrepubliek Duitsland. Gebruikt wordt de infrastructuur van Hetzner Online GmbH met datacenterlocaties in Falkenstein en Nürnberg. De administratieve zetel van SysTec Analytics Ltd in het Verenigd Koninkrijk vormt op zichzelf geen uitspraak over internationale doorgiften van gegevens. Nadere informatie over ontvangers kan worden gevraagd via support@clearoffert.com.

8. Tenantisolatie

Het platform is zo ontworpen dat gegevens en auditprocessen van verschillende gebruikers logisch gescheiden worden verwerkt. Tenantenscheiding is een architectuurprincipe en zorgt ervoor dat een gebruiker geen toegang krijgt tot gegevens of audits van een andere gebruiker.

9. Ontvangers en subverwerkers

Persoonsgegevens worden alleen aan derden doorgegeven wanneer dat voor de genoemde doeleinden nodig is, een wettelijke verplichting bestaat of toestemming is gegeven. Indien de vennootschap in het kader van de verwerking in opdracht subverwerkers inschakelt, gebeurt dat overeenkomstig de verwerkersovereenkomst en art. 28 AVG.

10. Geen verkoop van persoonsgegevens

SysTec Analytics Ltd verkoopt geen persoonsgegevens. Offerte- en auditgegevens worden uitsluitend verwerkt om de opgedragen audit uit te voeren en worden noch individueel noch geaggregeerd aan derden vervreemd, verhuurd of voor reclamedoeleinden van derden overgelaten.

11. Bewaartermijn en verwijdering

Gegevens worden alleen verwerkt en bewaard zolang dat nodig is voor uitvoering en naspeurbaarheid van de opgedragen audit. Na afronding van een audit worden offertegegevens overeenkomstig de verwerkersovereenkomst en volgens instructie van de gebruiker teruggegeven of gewist.

12. Rechten van de betrokkene

Betrokkenen hebben, onder de wettelijke voorwaarden, recht op inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16), wissen (art. 17), beperking (art. 18), overdraagbaarheid (art. 20), bezwaar (art. 21) en intrekking van toestemming met werking voor de toekomst. Er bestaat tevens een klachtrecht bij een toezichthoudende autoriteit. Stuur verzoeken naar support@clearoffert.com.

13. Cookies en lokale opslag

Op de marketingwebsite worden taal- en toestemmingsvoorkeuren in de localStorage van de browser opgeslagen (sleutels clearoffert.lang en clearoffert.consent). Dit zijn geen cookies.

Voor zover de platformtoepassing technisch noodzakelijke cookies plaatst (bijvoorbeeld voor sessie, CSRF-bescherming of taalkeuze onder de cookienaam clearoffert_lang), dient dit tot het verstrekken van de betreffende functie. Een ruimere cookie-/toestemmingsarchitectuur wordt in deze versie niet afsluitend beschreven.

14. Gegevensbeveiliging

De vennootschap treft passende technische en organisatorische maatregelen. Een beschrijving daarvan bevat Veiligheid en privacy.

15. Wijzigingen van deze privacyverklaring

De vennootschap past deze privacyverklaring aan wanneer wijzigingen van de verwerking of van het juridische kader dat vereisen. De op het platform gepubliceerde versie geldt.